Процес розв'язування будь-якої задачі на ЕОМ є обробкою даних за заданим алгоритмом. Даними, наприклад, можуть бути: числа, літери, слова, прізвища учнів та їх домашні телефони, показники роботи підприємств та ін.

Довгий час для розв'язування кожної задачі використовувалась тільки своя сукупність даних. Скільки розв'язувалось задач, стільки використовувалось і сукупностей даних. Сукупність даних, що використовувалась в одній програмі, як правило, не могла використовуватись в іншій.

Дані, призначені для розв'язування кожної задачі, оформлювали у вигляді так званих наборів даних або файлів даних.

Такий метод використання даних має певні недоліки, зокрема, надмірність і дублювання даних. Пояснимо це більш докладно.

Припустимо, що для однієї й тієї самої школи розроблено програму нарахування заробітної платні для вчителів і програму складання шкільного розкладу. Як дані для першої задачі використовують прізвища вчителів, їх кваліфікацію, педагогічний стаж, навчальне навантаження та ін. Водночас пріз­вища вчителів та їхнє навчальне навантаження є даними і для другої задачі.

Таким чином, для двох різних задач повторюються (дублюються) прізвища вчителів та їх навчальне навантаження.

Чому дублювання відносять до недоліків використання даних? Це обумов­лено двома основними факторами.

1. Дублювання даних призводить до зайвих витрат пам'яті комп'ютера.

2. Зміна даних в одній задачі зумовлює необхідність їх зміни в інших задачах. Наприклад, в разі зміни навчального навантаження вчителя необхідно внести відповідні зміни і в набір даних для програми складання розкладу, і в набір даних для програми нарахування заробітної платні.

Ці обставини і були основною причиною появи в кінці 60-х років баз даних (БД).

База даних — це єдине, централізоване сховище даних певної предметної області (під предметною областю тут розуміють, наприклад, школу, під­приємство, районе та ін.), до якої мають доступ багато програм. Кожна програма має доступ до конкретних даних бази даних за допомогою спеціальних програм, які одержали назву систем управління базами даних (СУБД).

Прикладами баз даних є: бібліотечні каталоги, записна книжка, класні журнали, журнали обліку майна галантерейної бази та ін.